Πίνακας περιεχομένου
Από τη στιγμή που η δημιουργία ενός report είναι μια ευκαιρία να δείξετε την αξία σας, είναι σημαντικό να παρέχετε στις ενδιαφερόμενες πλευρές (πελάτες, αφεντικά κ.α.) αυτό που χρειάζονται.
Για να μην εξελιχθεί η διαδικασία δημιουργίας ενός report σε κάτι τυποποιημένο και βαρετό συγκεντρώσαμε 5 συχνά λάθη που συναντώνται αλλά και τους τρόπους για να ξεπεραστούν.
1. Δεν εστιάζετε εκεί που πρέπει
Η καθημερινότητα στα social media συχνά μας αναγκάζει να εστιάζουμε πάντα στο micro performance κάποιων μεμονωμένων αναρτήσεων. Έτσι, εστιάζοντας σε συνολικά μηνιαία αποτελέσματα, όπως «Το engagement έχει αυξηθεί κατά 2,4%», μπορεί λανθασμένα να αισθανόμαστε ότι κάνουμε καλή δουλειά “βλέποντας τη μεγάλη εικόνα”. Στην πραγματικότητα, η παρακολούθηση της προόδου από μήνα σε μήνα από μόνη της δεν αρκεί για να αντιστοιχίσει τα αποτελέσματά σας με τους επιχειρηματικούς στόχους.
Αντί αυτού: Χρησιμοποιήστε την αναφορά σας ως μηνιαία ευκαιρία για να υποστηρίξετε τα αποτελέσματά σας σε συνάρτηση με τη συνολική στρατηγική.
Μην δείχνετε αποσπασματικά μια πρόοδο ή πτώση. Υπενθυμίστε στις αναφορές σας πώς τα αποτελέσματά σας ταιριάζουν σε μια ευρύτερη επιχειρηματική εικόνα. Μια αύξηση του engagement μπορεί να υποδηλώνει μια ενίσχυση του community, ή μια μείωση στα κλικ μπορεί να δείξει ότι το Instagram δεν είναι το καλύτερο conversion εργαλείο. Η σύνδεση των αποτελεσμάτων με τους μακροπρόθεσμους στόχους δίνει μια ευρύτερη εικόνα και δείχνει στρατηγική σκέψη.
2. Δίνετε υπερβολικά πολλές πληροφορίες.
Είναι εύκολο να συνηθίσετε να δημιουργείτε μια αναφορά που απλά επαναλαμβάνει τους ίδιους αριθμούς κάθε φορά: engagement ποσοστό, αύξηση ακολούθων, προσέγγιση χρηστών, κορυφαίες αναρτήσεις, κλικ κ.α. Ωστόσο, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο ενδιαφερόμενος να παραμελεί τις μετρήσεις και στο τέλος να μη μένει τίποτα.
Αντί αυτού: Επισημάνετε αυτό που έχει μεγαλύτερη αξία και σημασία.
Μειώνοντας το μέγεθος του report ή συνδυάζοντάς το με μια περίληψη που δίνει έμφαση σε τι πρέπει να εστιάσει κανείς, το ενδιαφερόμενο μέρος είναι πιο πιθανό να αναγνωρίσει την αξία της εργασίας σας. Για παράδειγμα, εάν το επίκεντρό σας είναι η αναγνωρισιμότητα του brand μεταξύ των καταναλωτών, δώστε έμφαση σε μετρήσεις όπως οι κοινοποιήσεις ή η προσέγγιση χρηστών σε πλατφόρμες με μεγάλη ζήτηση όπως το Instagram και το TikTok. Σκεφτείτε τα βασικά στοιχεία που θέλετε να μείνουν στον ενδιαφερόμενο σας και κόψτε τις περιττές πληροφορίες.
3. Πιστεύετε λανθασμένα ότι όλοι κατανοούν την ορολογία που χρησιμοποιείτε.
Ένας όρος όπως «engagement ποσοστό» ή «VTR» μπορεί να είναι προφανής για εσάς, όμως μπορεί να είναι λιγότερο οικείος σε κάποιον άλλο. Αυτό το λάθος μπορεί να είναι ένας λόγος που κάποιος από τους ενδιαφερόμενους χάνει το ενδιαφέρον του για την αναφορά σας.
Αντί αυτού: Αναφέρετε ακριβώς τι σημαίνουν τα metrics και γιατί έχουν σημασία.
Για παράδειγμα, αντί να λέτε απλώς, «Το engagement αυξήθηκε κατά 12,4%,» μεταφράστε το σε κάτι πιο απλό: «Αυτό προήλθε κυρίως από την αύξηση των εξοικονομήσεων σε εκπαιδευτικό περιεχόμενο που δείχνει ότι το κοινό μας βρίσκει αξία σε αυτήν την προσέγγιση». Xρησιμοποιώντας μια πιο καθημερινή γλώσσα, δεν κάνετε βήματα πίσω, ούτε παραβλέπετε δεδομένα. Αντίθετα διασφαλίζετε ότι οι πληροφορίες σας έχουν απήχηση σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.
4. Δημιουργείτε πανομοιότυπες αναφορές για όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Στα reports δεν είναι όλα για όλους. Οι περισσότεροι Διευθύνοντες Σύμβουλοι θα εκτιμήσουν μια πιο λεπτομερή περιγραφή, ενώ οι content directors κάποιο πιο βασικά στοιχεία με συγκεκριμένες λεπτομέρειες.
Αντί αυτού: Δημιουργήστε διαφορετικές αναφορές για διαφορετικά είδη κοινού.
Για τα ανώτερα ενδιαφερόμενα μέρη, εστιάστε σε μια πιο ευρεία επισκόπηση των αποτελεσμάτων και στον αντίκτυπό τους στην επιχείρηση. Για τις ομάδες μάρκετινγκ, ασχοληθείτε με τις μετρήσεις και στην απόδοση μεμονωμένων αναρτήσεων. Χρησιμοποιήστε εργαλεία που βελτιστοποιούν αυτή τη διαδικασία, επιτρέποντάς σας να προσαρμόζετε τις αναφορές με βάση τον αναγνώστη χωρίς να αυξάνετε τον φόρτο εργασίας σας.
5. Μιλάτε συνέχεια για κάτι που ήδη έχει συμβεί.
Η επανεξέταση των αριθμών από τον προηγούμενο μήνα χωρίς τη σύνδεσή τους με μελλοντικές ενέργειες μπορεί να κάνει τις αναφορές να αισθάνονται πεπερασμένες και όχι στρατηγικές. Οι ενδιαφερόμενοι θέλουν να μάθουν πώς τα δεδομένα ενισχύουν τα μελλοντικά τους σχέδια, όχι μόνο τι συνέβη τον περασμένο μήνα.
Αντί αυτού: Ακόμα και αν δεν αλλάζει κάτι, κάντε αναφορά στο μέλλον
Ακόμα κι αν το σχέδιό σας είναι να δημιουργήσετε μια από τα ίδια, είναι απαραίτητο να σκεφτείτε καλά τα επόμενα βήματα. Για παράδειγμα: «Θα συνεχίσουμε αυτήν την προσέγγιση για να έχουμε συνέπεια και τον επόμενο μήνα». Οι πληροφορίες σχετικά με το μέλλον δείχνουν ότι δεν παρακολουθείτε απλώς την απόδοση, αλλά χρησιμοποιείτε ενεργά μετρήσεις και αποτελέσματα για να την επηρεάσετε. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα για την ανάδειξή σας στον οργανισμό που βρίσκεστε, αλλά και την αύξηση της επιρροής σας.
